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一、档案数字化背景

1。 1档案数字化现状

档案数字化服务包括档案整理和档案数字化。近年来,计算机网络技术的广泛应用使档案信息管理进入现代化管理的先进行列,并为档案信息管理提供了可靠的保证,传统的档案管理方式面临着越来越严峻的挑战。为了充分发挥档案工作在信息社会中的重要作用,档案保管部门需要积极地将信息技术与档案管理技术和方法结合起来,促进档案的信息化管理。

1.2.档案数字化的必要性

纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用,使档案信息资源得到共享,以满足单位或社会对档案利用的需求。就数据内容而言,档案数字化加工应包括目录数据(档案)、文件数据(扫描原件)、多媒体数据(图档、音频、视频)等。

1。2。1 档案数字化的主要作用

1、档案数字化是档案信息化建设重要内容,档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大方面任务:一是现有档案的目录数据库建设和重要纸质档案和照片、录音、录像档案的数字化;二是现行电子文件归档与电子档案管理。

2、档案数字化能有效地保护档案原件。

1.2.2 安全性原则

在数字化过程中可能要对档案进行拆卷扫描,每一步都要十分注意对档案原件的保护,不能因为人为的原因造成档案原件的污染、破损、断裂甚至失窃等无法挽回的损失。其次,是要保证档案信息内容的原真性和保密性。由于档案信息的开放程度受密级的限制,有些档案信息不宜公开,原则上这些档案不应列入数字化范围,或者应为这些有保密要求的数字化档案加上可靠的保密措施。

1。2。3 规范性原则

档案数字化的目的是利用计算机网络这种新型的信息通道,向全国甚至全球提供数字化档案信息。因此在档案数字化时应采用各方统一并认可的规范与标准。只有符合统一的标准,才能真正实现数字化档案信息的网上高效传输,而不至于因为文件存储格式和软硬件平台的不同而造成资源的浪费,同时也有助于确定一个最佳的档案数字化技术方案。如果缺乏统一的标准和规范,档案数字化将会成为阻碍档案信息化、网络化建设的一个重要原因。

1。2。4 高效性原则

首先,应在充分研究分析的基础上选择档案数字化最优方案,包括最优化的工作流程,最合理的数字化信息存储格式,以及先进、高效、经济的数字化加工设备等。

其次,注重档案数字化工作的整体性与协作性。为避免档案信息的重复数字化和数字化工作资源的浪费,保证档案信息的系统与完整,档案数字化工作应特别强调互补协作和系统高效。

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